Projektmanagement Training – Wo die Hürden wirklich liegen

Training beim Mittelständler

Artikel von Marcus Reinert

Vor kurzem habe ich wieder ein Training zum Thema Projektmanagement bei einem Mittelständler durchgeführt. Und wie so oft habe ich tolle Teilnehmer gehabt. Techniker, Ingenieure, Betriebswirte und IT-Mitarbeiter. Und wie immer konnte der Inhalt gut vermittelt werden.

Schilderungen der Teilnehmer 

Projektmanagement im Sinne der Struktur ist nicht schwierig zu verstehen. Dennoch schildern mir die Teilnehmer in Projektmanagementtrainings, unabhängig von der Firma in der ich trainiere, immer wieder dasselbe.

Schlampige Projektauslösung
  1. Unklare Zielsetzungen
  2. Unklare Zeitdefinition
  3. Unklare Ressourcenklärung
  4. Keine Klärung der Projektstruktur

Das traurige daran ist, dass diese Inhalte nicht der neueste Schrei im Projektmanagement sind. Das sind ganz klassische Anforderungen an Projektmanagement. Das sollte jeder Manager und jede Fachkraft wissen. Letztendlich haben wir es sehr häufig mit unklarer Trennung von Vorprojektphase und Projektphase zu tun.

Wozu führt das?
  1. Die Mitarbeiter empfinden die Menge der Projekte zu groß. Das liegt daran, dass die Projekte durch die mangelnde Definition nicht von Aufgaben zu unterscheiden sind.
  2. Die Projektressourcen werden nicht geschätzt und die Projektarbeitszeit häufig nicht gemessen. Damit ist eine
    1. Projektnachkalkulation, eine
    2. Projekthochverdichtung und
    3. Abschätzung der notwendigen Personalressourcen unmöglich
  3. Die Motivation der Projektmitarbeiter sinkt.
  4. Die Projekte werden häufig sehr weit getrieben und manchmal sogar schon mit Lieferantenangeboten kalkuliert ohne dass eine Freigabe vorhanden wäre.
  5. Und nicht zuletzt werden die Projekte nicht ordentlich zu Ende geführt.

Ich erschauere wenn ich an diese Ressourcenverschwendung denke.

Beobachtungen

In jedem Reinert & Friends Projektmanagementtraining ist mindestens eine schwierige und komplexe Projektaufgabe zu lösen. Diese Aufgaben finden immer in der Natur statt. Der Vorteil der Arbeit in der Natur ist, dass die Teilnehmer sehr schnell in die Aufgabe eintauchen.

Im letzten Training waren wieder mehrere Verhaltensweisen zu beobachten die wir auch aus anderen Veranstaltungen dieser Art kennen.

Die Teilnehmer machen selbst genau die Fehler, die sie an ihren Vorgesetzten kritisieren.

  1. Unklare Zielsetzungen
  2. Unklare Zeitdefinition
  3. Unklare Ressourcenklärung
  4. Keine Klärung der Projektstruktur

Nun muss man die Frage stellen woran das liegt. Ich vermute, es liegt daran, dass wir das Projektmanagement in Unternehmen nicht ausreichend leben. Manche Manager sehen Projekte auch gerne als Allheilmittel. „Da machen wir einfach ein Projekt draus.“ Das Auslösen geht schnell und einfach. Mitarbeiter im Mittelstand sind meist motiviert und identifiziert. Ein Projekt zu bekommen oder zu leiten kann auch eine Auszeichnung sein. Außerdem ist der Mitarbeiter es meist nicht gewohnt Arbeit abzulehnen, was er im diesem Fall aber müsste um die Qualität des Projektes zu ermöglichen.

Empfehlungen

Für das Management:

  1. Stellen sie sicher, dass Projekte nur nach einer definierten Projektstruktur ausgelöst werden. Das hat den Vorteil, dass die Projekte reflektiert werden und nicht beliebig in die Organisation gestreut werden.
  2. Informieren sie alle geplanten Projektmitarbeiter über den von ihnen geplanten Beitrag zum Projekt. Achten sie besonders darauf, dass die voraussichtlich benötigte Arbeitszeit definiert wird.
  3. Stellen sie sicher, dass die Arbeitszeitblöcke 4 Stunden nicht unterschreiten.
  4. Stellen sie gegebenenfalls einen Ausweicharbeitsplatz für Projekte zur Verfügung. Damit kann der Mitarbeiter ohne Ablenkung durch das Tagesgeschäft am Projekt arbeiten.
  5. Stellen sie sicher, dass der Linienvorgesetzte nicht nur informiert ist, sondern das Projekt aktiv unterstützt. So vermeiden sie Loyalitätskonflikte.
  6. Vermeiden Sie Matrixprojektorganisationen
  7. In den letzten Jahren erzählen mir viele Manager immer wieder: „Wir wollen eine Startup Mentalität fördern!“ Gelichzeitig lösen dieselben Manager große, komplexe und wichtige Projekte in der Organisationsform der Projektkoordination aus. Das heißt der Projektleiter und die Projektmitarbeiter bleiben an ihrem angestammten Arbeitsplatz und füllen den ursprünglichen Job weiter aus. Nun sollen sie irgendwie zusätzlich das neue Projekt zum Erfolg führen. Was heißt das? Man will vom Mitarbeiter eine völlig neue Haltung und ist selbst nicht bereit etwas Neues zu tun.Stellen sie sicher, dass bei großen, komplexen und wichtigen Projekten eine reine Projektorganisation eingeführt wird. Es muss ja nicht gleich eine Garage sein. Ein gemeinsames Büro für das Projektteam tut‘s auch.

Für die Mitarbeiter:

Stellen sie die wichtigen Projektfragen:

  • Was ist das genaue Ziel?
  • Woran wird der Erfolg gemessen?
  • Was ist das Budget?
  • Wie viel Zeitressourcen habe ich / haben wir?
  • Wer ist der Projektpate?
  • Welche Organisationsform haben wir?
  • Wer ist mir vorgesetzt?
  • Oder: Welche Weisungsbefugnis habe ich?
  • Und ganz wichtig: ist es überhaupt ein Projekt oder nur ein Vorprojekt?

Das heißt nicht, dass sie damit das Projekt als solches in Frage stellen sollen. Nein, im Gegenteil. Diese Fragen helfen der Firma, dem Projektauslöser und ihnen selbst die Erfolgswahrscheinlichkeit des Projektes zu erhöhen.

Viel Erfolg beim nächsten Projekt, Marcus Reinert


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